Über das Unternehmen
Die Stadtverwaltung Jena ist das Herzstück der kommunalen Selbstverwaltung und Dienstleister für alle Bürgerinnen und Bürger der Stadt. Mit Engagement und Professionalität gestalten wir das öffentliche Leben und setzen uns für die Entwicklung Jenas als attraktiven Lebens- und Wirtschaftsstandort ein. Werden Sie Teil unseres Teams und tragen Sie aktiv zur Gestaltung unserer Stadt bei.
Stellenbeschreibung
Wir suchen eine engagierte und zuverlässige Bürgermeister-Assistenz (m/w/d) zur Unterstützung unseres Bürgermeisters und der Kommunalverwaltung. In dieser zentralen Position sind Sie eine wichtige Schnittstelle und tragen maßgeblich zur effizienten Organisation und Koordination der Amtsgeschäfte bei. Sie arbeiten eng mit verschiedenen Ämtern und Abteilungen zusammen und sind Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder. Ihre Arbeit ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf der administrativen Prozesse und die erfolgreiche Umsetzung kommunaler Projekte.
Hauptverantwortlichkeiten
- Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Reisen für den Bürgermeister
- Vorbereitung von Sitzungsunterlagen, Präsentationen und Korrespondenzen
- Erstellung von Protokollen und Vermerken bei internen und externen Treffen
- Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie die Verwaltung von Akten
- Koordination und Kommunikation mit Ämtern, Dezernaten und externen Partnern
- Empfang und Betreuung von Besuchern und Gästen des Bürgermeisters
- Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen und Projekten
Erforderliche Fähigkeiten
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise im Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation
- Fundierte Kenntnisse im Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
- Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
- Sicheres und freundliches Auftreten
- Eigeninitiative und Belastbarkeit
Bevorzugte Qualifikationen
- Erfahrung in einer ähnlichen Assistenzposition, idealerweise im öffentlichen Dienst
- Kenntnisse der Kommunalverwaltung und ihrer Strukturen
- Sicherer Umgang mit Verwaltungssoftware
- Fremdsprachenkenntnisse (z.B. Englisch) von Vorteil
Vorteile & Zusatzleistungen
- Attraktive Vergütung nach TVöD
- Jahressonderzahlung und leistungsorientierte Bezahlung
- Betriebliche Altersvorsorge
- 30 Tage Urlaub pro Jahr
- Gleitende Arbeitszeiten zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Fortbildung
- Ein angenehmes Arbeitsklima in einem engagierten Team
- Sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
- Jobticket für den ÖPNV
So bewerben Sie sich
Wenn Sie an dieser Stelle interessiert sind, klicken Sie bitte auf den untenstehenden Button „Jetzt bewerben“. Um sicherzustellen, dass Ihre Bewerbung berücksichtigt wird, fügen Sie bitte Folgendes bei:
- Einen aktuellen Lebenslauf
- Ein kurzes Anschreiben, das Ihre Erfahrung und Motivation zusammenfasst
Bewerbungen werden laufend geprüft. Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen.
⚠️ Wichtiger Hinweis
Willkommen bei Courierser. Wir veröffentlichen Stellenangebote, die aus öffentlichen Quellen und Jobportalen zusammengetragen werden. Wir erheben keine Gebühren für den Zugriff auf oder die Nutzung unserer Webseite; alle Informationen werden kostenlos zur Verfügung gestellt.
Courierser bietet keine Stellen direkt an, verwaltet diese nicht und ist nicht direkt am Einstellungsprozess für die auf https://de.courierser.com veröffentlichten Vakanzen beteiligt.
Wenn Sie ein betrügerisches Angebot vermuten oder Fragen haben, kontaktieren Sie uns bitte über techturna@gmail.com.
