Virtuelle Assistenz (Deutsch/Englisch) – Freie Zeiteinteilung

Über das Unternehmen

Heilala Vanilla ist ein weltweit anerkanntes Unternehmen aus Neuseeland, das sich der Herstellung von außergewöhnlicher Vanille widmet. Mit Wurzeln in Tonga und einer Leidenschaft für Nachhaltigkeit und Qualität, liefern wir Premium-Vanilleprodukte an Spitzenköche und Feinschmecker auf der ganzen Welt. Wir sind stolz auf unsere ethischen Praktiken und unser Engagement für die Gemeinden, mit denen wir zusammenarbeiten. Als dynamisches und wachsendes Unternehmen suchen wir stets nach talentierten Fachkräften, die unsere Vision teilen und uns helfen, unsere globale Präsenz weiter auszubauen.

Stellenbeschreibung

Wir suchen eine engagierte und zuverlässige Virtuelle Assistenz, die unser Team auf Vertragsbasis unterstützt. Diese Rolle ist ideal für jemanden, der eine flexible Arbeitsweise schätzt und über ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse verfügt. Sie werden eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung unserer operativen und administrativen Aufgaben spielen und dabei helfen, unsere internationalen Geschäftsbeziehungen zu pflegen und zu erweitern. Da wir ein global agierendes Unternehmen sind, ist die Fähigkeit, selbstständig und proaktiv zu arbeiten, von entscheidender Bedeutung. Diese Position bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten in einem internationalen Umfeld einzusetzen und aktiv zum Erfolg unseres Unternehmens beizutragen.

Hauptverantwortlichkeiten

• Umfassende administrative Unterstützung, einschließlich E-Mail-Korrespondenz und Terminplanung in Deutsch und Englisch.
• Datenverwaltung und -eingabe in verschiedenen Systemen.
• Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Dokumenten.
• Rechercheaufgaben zur Unterstützung von Marktanalyse und Geschäftsentwicklung.
• Kommunikation mit deutschsprachigen Partnern und Kunden.
• Organisation von virtuellen Meetings und deren Protokollierung.
• Unterstützung bei Marketing- und Social-Media-Aktivitäten nach Bedarf.
• Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen und einfachen Finanzaufgaben.

Erforderliche Fähigkeiten

• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C1-C2 Niveau).
• Exzellente Englischkenntnisse in Wort und Schrift (C1-C2 Niveau).
• Nachweisliche Erfahrung als Virtuelle Assistenz oder in einer ähnlichen administrativen Rolle.
• Sicherer Umgang mit MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Starke organisatorische Fähigkeiten und ausgeprägtes Zeitmanagement.
• Fähigkeit zur Priorisierung von Aufgaben und zum Multitasking.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und professionelles Auftreten.
• Zuverlässigkeit und Eigeninitiative bei der Arbeit aus der Ferne.

Bevorzugte Qualifikationen

• Erfahrung mit Projektmanagement-Tools (z.B. Asana, Trello).
• Kenntnisse in CRM-Systemen.
• Erfahrung im Umgang mit internationalen Kunden oder Partnern.
• Grundkenntnisse in den Bereichen Online-Marketing oder Social Media Management.
• Abitur oder eine vergleichbare Qualifikation.

Vorteile & Zusatzleistungen

• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, von überall zu arbeiten.
• Wettbewerbsfähige Bezahlung auf Vertragsbasis.
• Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung in einem globalen Umfeld.
• Zusammenarbeit mit einem engagierten und unterstützenden Team.
• Einblicke in die internationale Lebensmittelproduktion und den Export.
• Autonomie und Verantwortung in Ihrer Rolle.

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