Virtueller Assistent für Schauspielschulen – Termine

Über das Unternehmen

Kelly Services (Schweiz) AG ist ein weltweit führendes Unternehmen für Personaldienstleistungen. Seit über 70 Jahren verbinden wir talentierte Fachkräfte mit führenden Unternehmen und bieten innovative Lösungen in den Bereichen Rekrutierung, Talentmanagement und Karriereberatung. Wir sind stolz darauf, unseren Kunden und Kandidaten in der Schweiz und weltweit erstklassigen Service zu bieten und ihnen zu helfen, ihre beruflichen Ziele zu erreichen.

Stellenbeschreibung

Wir suchen einen engagierten und detailorientierten Virtuellen Assistenten (m/w/d), der unsere Kunden – renommierte Schauspielschulen in der gesamten DACH-Region – bei der effizienten Terminplanung und administrativen Organisation unterstützt. In dieser 100% Remote-Position sind Sie das Rückgrat für einen reibungslosen Ablauf und ermöglichen es den Schulen, sich voll und ganz auf ihre künstlerische Ausbildung zu konzentrieren. Sie managen Kalender, koordinieren Probetermine, Meisterklassen und Aufnahmeprüfungen, und sorgen für eine exzellente Kommunikation mit Studierenden, Dozenten und externen Partnern. Diese Rolle erfordert höchste Eigeninitiative, Organisationstalent und eine Leidenschaft für das Bildungs- und Kulturwesen.

Hauptverantwortlichkeiten

• Effizientes Management und Koordination von Terminen und Stundenplänen für Lehrkräfte und Studierende von Schauspielschulen.
• Organisation und Planung von Workshops, Probeterminen, Aufnahmeprüfungen und Meisterklassen.
• Kommunikation mit Studierenden, Dozenten und externen Partnern bezüglich Terminabstimmungen und allgemeinen Anfragen.
• Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und CRM-Systemen mit relevanten Informationen.
• Vorbereitung von Dokumenten, Präsentationen und Korrespondenz.
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben, wie z.B. Rechnungsstellung und Berichtserstellung.
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb des virtuellen Teams und mit den Kunden.

Erforderliche Fähigkeiten

• Nachweisbare Erfahrung in einer administrativen oder assistierenden Rolle (mind. 1 Jahr).
• Exzellente Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch (C2-Niveau).
• Sicherer Umgang mit gängigen Bürosoftwarepaketen (MS Office Suite, Google Workspace).
• Fähigkeit, selbstständig und proaktiv in einem Remote-Umfeld zu arbeiten.
• Detailorientierung und ein hohes Mass an Verantwortungsbewusstsein.
• Schnelle Auffassungsgabe und technisches Verständnis für neue Tools.

Bevorzugte Qualifikationen

• Erfahrung in der Bildungsbranche, insbesondere im Kunst- und Kulturbereich.
• Kenntnisse in der Anwendung von CRM-Systemen (z.B. Salesforce, HubSpot) oder spezifischen Scheduling-Tools.
• Zusätzliche Sprachkenntnisse (z.B. Englisch, Französisch).
• Leidenschaft für Theater, Film und die darstellenden Künste.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.

Vorteile & Zusatzleistungen

• 100% Remote-Position mit flexiblen Arbeitszeiten.
• Möglichkeit, von jedem beliebigen Ort in der Schweiz zu arbeiten.
• Ein dynamisches und unterstützendes Team.
• Zugang zu modernsten Tools und Technologien.
• Umfassende Einarbeitung und kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Attraktives Gehalt und gute Sozialleistungen.
• Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem kreativen Umfeld.

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